O que é gestão de tempo? A gestão do tempo é a coordenação de tarefas e atividades para maximizar a eficácia dos esforços de um indivíduo. Essencialmente, o objetivo do gerenciamento do tempo é permitir que as pessoas realizem mais e melhor trabalho em menos tempo.
Os elementos do gerenciamento do tempo incluem organização, planejamento e programação para melhor aproveitar o tempo disponível. As técnicas de gestão de tempo também levam em conta a situação particular de um indivíduo e as suas capacidades e características relevantes.
Por que a gestão de tempo é importante?
A importância da gestão do tempo está na sua capacidade de atribuir significado ao tempo, permitindo que as pessoas aproveitem ao máximo o seu tempo. No contexto empresarial, é utilizado para definir metas e expectativas para as empresas e seus colaboradores. Boas habilidades de gerenciamento de tempo ajudam os funcionários a realizar um trabalho de qualidade e a atingir seus objetivos de maneira eficaz. A gestão do tempo também ajuda os gestores a compreender do que os funcionários são capazes e a estabelecer metas realistas.
Habilidades deficientes de gerenciamento de tempo fazem com que os funcionários percam metas e realizem trabalhos de baixa qualidade, fiquem excessivamente estressados e ansiosos e tenham pouco tempo. Quando o tempo é utilizado de forma ineficiente, tem efeitos deletérios para os funcionários, a gestão e a empresa.
A pobreza de tempo é resultado de uma gestão de tempo deficiente ou inexistente. As pessoas se encontram nesse estado quando têm muito o que fazer e pouco tempo para fazê-lo. As suas vidas pessoais sofrem e sentem-se cada vez mais sobrecarregados com responsabilidades e atividades, apesar de trabalharem arduamente.
A gestão de tempo requer decisões ativas sobre o que uma pessoa deseja fazer. Sem gestão de tempo, os indivíduos reagem continuamente a estímulos externos e perdem a sensação de controle sobre o seu trabalho e a sua vida.
Todo trabalho leva tempo, mas algumas tarefas são mais valiosas que outras. A realocação do tempo para trabalhos de maior valor melhora a produtividade e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Uma boa gestão do tempo cria um local de trabalho mais saudável em geral.
Benefícios da gestão de tempo
Uma boa gestão de tempo é benéfica tanto para os funcionários quanto para a empresa. Alguns desses benefícios incluem o seguinte:
- Funcionários mais felizes. Quando os funcionários têm tempo suficiente para realizar seu trabalho, eles ficam mais felizes e menos propensos ao esgotamento.
- Criatividade aprimorada. Quando não estão estressados com questões de tempo, os funcionários têm espaço e energia para serem mais criativos em seu trabalho. Eles podem se envolver ativamente com seu trabalho, em vez de reagir passivamente a ele. Isso aumenta a inovação.
- Menor absenteísmo. Funcionários estressados e esgotados ficam mais doentes e consequentemente tiram mais folgas.
- Menor rotatividade. Com uma melhor experiência de trabalho, é provável que os funcionários permaneçam no emprego e não procurem outro lugar.
- Produtividade aumentada. Os funcionários com menos probabilidade de faltar e que gostam do trabalho são mais produtivos.
- Reputação aprimorada. As empresas que incentivam a gestão eficaz do tempo são conhecidas como bons locais para trabalhar, melhorando o recrutamento e a retenção de funcionários.
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Desafios da gestão do tempo
Mallary Tytel, fundadora da consultoria Healthy Workplaces, categoriza as barreiras à gestão eficaz do tempo como internas ou externas.
Barreiras internas
Barreiras internas são aquelas que vêm do indivíduo e estão sob seu controle. Eles incluem fatores como os seguintes:
- Falta de autocontrole. Um indivíduo que não tem autocontrole está sujeito à distração e pode perder metas por causa disso.
- Procrastinação. As pessoas adiam tarefas até se sentirem pressionadas a concluí-las. Este é um comportamento reativo.
- Falta de motivação. Um indivíduo pode não ver a razão para concluir algo, optar por fazer outra coisa e estabelecer outras metas.
- Ansiedade. Indivíduos que passam por estresse provavelmente terão mais dificuldade em se concentrar e ser decisivos.
- Pessoas agradáveis. Uma pessoa que está preocupada em agradar a todos fracassa inevitavelmente porque outras pessoas têm necessidades conflitantes com as suas; o indivíduo se perderá demais tentando agradar a todos.
- Multitarefa. Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo, ou ser multitarefa, pode significar falhar em todas elas.
Esses fatores internos estão relacionados aos hábitos, comportamentos e ações de um indivíduo. Embora os comportamentos possam ser inconscientes ou arraigados, um indivíduo tem o poder de moderar seus comportamentos e mudar a forma como usa o tempo.
Barreiras externas
Barreiras externas são fatores que vêm de fora do indivíduo. Elas incluem fatores como os seguintes:
- Carga de trabalho. Um indivíduo pode acabar com mais trabalho do que pode realizar.
- Restrições de trabalho. O trabalho ou local de trabalho pode impedir o indivíduo de alcançar seus objetivos.
- Falta de recursos corporativos. Uma empresa pode não fornecer os recursos de que os funcionários precisam para concluir seus trabalhos. Por exemplo, pode ser uma posição apenas remota, mas a empresa não fornece ferramentas de colaboração para que os membros da equipe trabalhem bem remotamente.
- Distrações. Fatores externos da vida, como uma emergência familiar ou uma pandemia global, podem perturbar a capacidade de um indivíduo gerir eficazmente o seu tempo. Desperdiçadores de tempo básicos, como redes sociais, também podem ser uma perda de tempo.
As barreiras externas, ao contrário das internas, não estão sob o controle do indivíduo. Elas vêm do ambiente externo. No entanto, o indivíduo pode controlar como reage a essas barreiras.
Gestão de tempo e teoria da gestão
Muitas das técnicas de gestão de tempo são usadas no gerenciamento de projetos para ajudar as equipes a alcançar seus objetivos.
Abaixo estão algumas teorias e conceitos mais amplos relacionados às estratégias de gerenciamento de tempo:
- Lei de Parkinson. A quantidade de trabalho necessária para completar uma determinada tarefa aumentará para preencher o tempo alocado para a tarefa, de acordo com a lei de Parkinson.
- A regra dos 70%. Ao conservar energia, as pessoas podem alcançar melhor produtividade enquanto trabalham num ritmo menos intenso, de acordo com a regra dos 70%.
- Lei de Hofstadter. Uma tarefa sempre leva mais tempo do que o estimado para ser concluída, de acordo com a lei de Hofstadter. As pessoas sobrestimam os benefícios de um sistema – neste caso, a capacidade do indivíduo para trabalhar sob uma restrição de tempo.
- Teoria do pote de picles. A teoria do pote de picles é uma metáfora visual para ilustrar o fato de que o dia de uma pessoa pode ser preenchido com muitas coisas pequenas e sem importância que tiram espaço das coisas importantes.
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Fonte: Scot Comp
